Herr meiner Stunden und meiner Jahre,
ich bitte um Sorgfalt,
dass ich meine Zeit nicht töte,
nicht vertreibe, nicht verderbe.
Jede Stunde ist ein Streifen Land.
Ich möchte ihn aufreißen mit dem Pflug,
ich möchte Liebe hineinwerfen,
Gedanken und Gespräche, damit Frucht wächst.
Segne du meinen Tag.
Jörg Zink


Mit dem SEKRETAR (siehe verschiedene Ausführungen und Lieferumfang) arbeiten

Erste Hauptregel: Was ich noch verlässlich (nach Selbst- und Fremdeinschätzung) im Kopf behalten kann, schreibe ich nicht auf! Für alles andere habe ich im Sekretar einen Platz: Termine, Tagesaufträge, "Daueraufträge", Gedenkanlässe, Informationen, Ideen, Gebete...

Zweite Hauptregel: Termine, Aufgaben, Ideen, Zusagen... sofort eintragen, und zwar zeitkonform oder personenkonform oder sachkonform.
Dazu braucht es z.B. folgende Abteilungen im Sekretar:
· ABC
· Gebete
· Team
· Notizen
· Monatskalendarium mit Gedenkkalender
· Tageskalendarium (mit Zeiteinteilung und Raum für Tagesaufgaben)

ABC
Das ABC wird als Infodatei (die Adressenkartei wird eigens geführt) verwendet... ganz individuell nach Bedarf (nur so viele Blätter wie Stichworte) z.B.
A = Ärzteliste, G = Geschenkideen, O = Öffnungszeiten, T = Telefonnummern (nur die wichtigsten - solche, die ich auch unterwegs brauche )

GEBETE
Hier ist Platz für "gute Gedanken", Schriftworte, Gebete...

TEAM
Alle Personen und Gremien, mit denen ich häufiger dienstlich zu tun habe, bekommen je ein eigenes Blatt. Dieses jeweils rechts oben mit dem betreffenden Namen versehen. So habe ich Platz, Ideen, Fragen, Besprechungspunkte, Wünsche usw. sofort personen- bzw. gremienkonform zu notieren, sofern sie nicht termingebunden sind.

NOTIZEN
Dies ist meine Abteilung für Ideen, Informationen, Einfälle... die ich vorerst weder einem Datum, noch einer Person, noch einem Gremium, noch einem Stichwort zuordnen will.

MONATSKALENDER (siehe Muster)
Für längerfristige Termine und mittelfristige Aufgaben (Zwischenblatt)

GEDENKKALENDER
Ein zeitloser Kalender mit jährlich wiederkehrenden Gedenktagen.

TAGESKALENDARIUM
Enthält Tagesblätter (siehe Muster) für zwei bis drei Wochen -mit Stundeneinteilung und Raum für Notizen. Mit Hilfe der Doppelseite im Tageskalendarium erfolgt die
Tagesplanung:
1. Auf der Seite mit der Uhrzeitenleiste stehen die Termine - von Anfang bis Ende jeweils mit einem Balken markiert.
2. Auf das Tagesaufgabenblatt schreibe ich, was heute sonst noch "dran" ist: Telefonate, Schreibtischarbeiten, Kontakte, Diverses...
3. Ich gewichte die Vorhaben, d.h. ich setze Prioritäten und mache sie sichtbar mit Hilfe von Dringlichkeitsstrichen:
"III" sollte heute unbedingt erledigt werden
"II" "es wäre schön, wenn ich heute dazu käme"
"I" kann problemlos geschoben werden
"III u" ist mir ein Vorhaben besonders unangenehm, kennzeichne ich es mit einem "u" (=unangenehm).
4. Ich disponiere den Tag zeitlich: welche Aufgaben wann und wie lange. Ich berücksichtige dabei:
· das Unangenehmste (möglichst) zuerst
· meine individuelle Leistungskurve
· Arbeiten in Blöcken mit Pausen
· Zeitreserve: nicht den ganzen Tag mit Terminen und vordringlichen Aufgaben zupflastern (lassen), damit ich offen sein kann für Unvorhergesehenes!
Tagesrückschau
Ich kontrolliere: was ist erledigt, was unerledigt?
erledigt: ich kreise die Dringlichkeitsstriche ein (= runde Sache)
unerledigt: ich mache eine Raute um die Dringlichkeitsstriche (= eckige Sache)
Das Unerledigte wird auf einen der nächsten Tage übertragen.